Hva gjør jeg med butikken min?

[bastet]

Jeg eier en fin barnebutikk i Trondheim, men skal flytte til utlandet i vinter pga min manns jobb. Lurer på om jeg skal ansette noen på lang kontrakt, legge ned eller selge hele butikken. Noen har som har eid butikk eller annet firma samtidig som de har bodd et annet sted? Er det vanskelig å være langt unna i forhold til ansatte, regnskapspapirer etc? Jeg har hatt butikken i 7 år og er veldig glad i den.

Jeg er veldig usikker på hva jeg skal gjøre, tar gjerne imot tips og hører på andre med erfaring.

[Anonym bruker]

Å drive en slik butikk helt og fullt "for egen regning", med en ansatt butikkassistent blir ofte vanskelig! Det jeg vil foreslå i et tilfelle som ditt er at du ansetter en NØYE utvalgt person (gjerne en ansatt i dag, om du har noen du stoler på og som viser selvstendighet og initiativ) på det som i et AS kalles for daglig leder - vilkår i perioden. Altså en person som får alle nødvendige fullmakter for daglig drift i perioden, med ansvar for at butikken leverer passende økonomisk resultat, og med fullmakter til (stort sett) å ordne alt som er nødvendig av ting som innkjøp, prissetting, kontakt med regnskapskontor... Har du en slik "fullmektig" som kan ta (og har myndighet til å ta!) dag-for-dag-avgjørelser, kan du selv sitte i utlandet og fungere som et "styre" som tar de store avgjørelsene. Det går helt fint (så sant du selv er VILLIG til å "slippe taket"!), men du bør helst ha muligheten for å ta EN tur til Norge våren 2010 for å ordne med praktiske ting ved årsoppgjøret for 2009. (Det er praktisk mulig, om selskapet ikke er organisert som AS, å ordne det nødvendige pr post, men det er uhyre tungvint, har du AS-form på selskapet må du ha et fysisk oppmøte i Norge). Og i tillegg bør du, om du ikke har det i dag, ha et regnskapskontor som kan fungere litt som "butikkens kontorfillial" og f eks ta hånd om ting som utbetalinger av lønn, betaling av fakturaer, purring av kunder om du har kredittsalg, besvarelser på henvendelser fra alle offentlige myndigheter... Gjerne et regnskapskontor som kan tilby "scanning og fjernattestering " av regnskapspapirer. Da kan regnskapskontoret f eks motta alle fakturaer på dine vegne, scanne disse inn ved sitt kontor, du får et passord for å logge deg på regnskapssystemet til regnskapskontoret som "bedriftsfullmektig" via internett og en en bærbar PC (som har fått et lite program for formålet installert av regnskapskontoret) og "se" regnskapsbilaget og regnskapskontorets forslag til bokføring av dette, godkjenne/avvise fakturaen og evt rette på bokføringen før denne skjer endelig). I tillegg bør regnskapskontoret ta hånd om all post som kommer til selskapet og behandle den etter avtalte retningslinjer, DET til din fullmektig, DET til deg, DET tar regnskapskontoret selv rutinemessig hånd om.

 

En ansatt som har "daglig leder-vilkår". bør ha en lav fastlønn (som en ung butikkassistent), men avtale om X % av regnskapsresultatet butikken viser for perioden og Y kr i bonus om dette resultatet har økt utover vanlig prisstning i vedkommendes ansvarsperiode. 20 - 25 % av regnskapsresultatet og en-halvannen månedslønn i bonus ved økt resultat er ikke urimelig. Bare ha EN ting i mente når du ansetter en slik person. Dette kan være å "utdanne en konkurrent", siden vedkommende vil få stor innsikt i forhold til leverandører, priser inn og ut, og slike ting. Derfor er det lurt om mulig å velge en person som IKKE bor i Trondheim nå, men som kan tenke seg et vikariat i byen. For husk: En slik selvstendig stilling er attraktiv for dyktige personer som vil LÆRE seg forretningsdrift, og om du også kan bistå i å skaffe hybel/leilighet, blir den enda mer attraktiv. (Og MÅ du ansette en som bor i byen, bør du legge inn en 12-måneders konkurranseklausul i ansettelseesavtalen, slik at vedkommende ikke kan starte opp egen virksomhet i konkurranse med din de første 12 månedene etter at vedkommende sluttet av i vikariatet hos deg.). Og du bør sørge for at vedkommende blir ansatt så tidlig at du og denne personen kan gå sammen i arbeidet i minst fire uker før vedkommende overlates alt ansvar. I denne perioden blir det da ditt ansvar å lære opp og så gradvis å overføre ansvaret, litt mer hver dag.

 

Med et godt regnskapskontor i ryggen (altså et som kan tilby mer enn bare "produksjon av MVA-regnskap") og en nøye utvalgt ansatt på tilnærmede daglig leder-vilkår, går det helt fint å sitte i utlandet en vinter Og det ville jo være synd om en godt innarbeidet butikk ble lagt ned.

 

Siden jeg selv arbeider som regnskapsfører/rådgiver på en annen kant av landet, kan jeg gjerne legge ut noen tips om regnskapskontorer som kan tilby det du trenger,som du kan kontakte i Trondheimsområdet, om du ønsker det, HI!