Til lærere: Forvaltning av elevmapper

[Anonym bruker]

Jeg har nylig vært i kontakt med min barne- og ungdomsskole ang utlevering av elevmappen min. Kontorarbeideren lette gjennom arkivet på skolen, og kunne meddele at samtlige elevmapper for mitt årskull var deponert til det kommunale arkivet, men min mappe befant seg ikke blant disse.

 

Da det kom frem at jeg i midten av avgangsåret hadde blitt overført til en skole i et annet fylke, insisterte hun på at elevmappen da måtte ha fulgt med meg og at forsvinningsmysteriet dermed var oppklart. Jeg fant dette noe sært, men hun fastholdt nokså bastant at dette var en helt rutinemessig behandling av elevmapper i slike tilfeller ved skolen.

 

Har man lov til å videresende originaldokumentasjon mellom skoler over fylkesgrenser?

[Anonym bruker]

dytt

[Anonym bruker]

En har lov til å sende mappen til den skolen som elevene skal gå på. Uavhengig om det er kommune grense, fylkesgrense eller innen kommunen. Men for å kunne sende mappen, må skolen ha en underskrift av de foresatte. Og om de har hatt det, så har de gjort det på riktig måte.

 

Kan jeg spørre hvorfor du trenger denne mappen, mange år etter du er ferdig på skolen?

[Anonym bruker]

En har lov til å sende mappen til den skolen som elevene skal gå på. Uavhengig om det er kommune grense, fylkesgrense eller innen kommunen. Men for å kunne sende mappen, må skolen ha en underskrift av de foresatte. Og om de har hatt det, så har de gjort det på riktig måte. Kan jeg spørre hvorfor du trenger denne mappen, mange år etter du er ferdig på skolen?

 

Men hvis jeg har forstått det rett, så gjelder dette kopien av elevmappen. Her er det snakk om å ha sendt avgårde originalmappen.

[Anonym bruker]

Det gjelder hele mappen. Om noen har gått på åtte ulike skoler, skal ikke de ha åtte ulike mapper.

 

Der jeg jobber sender vi fra oss hele mappen når noen bytter skolen. Med samtykke fra foreldrene. Dersom de ikke skriver under vil mappen bli værende på skolen som de har gått på.

[Anonym bruker]

Men hva i all verden gjør man når alle parter som har hatt fingrene sine borti den mappen nekter for å ha hatt ansvar for den på forsvinningstidspunktet, og alle skylder på hverandre?

[Anonym bruker]

Det gjelder hele mappen. Om noen har gått på åtte ulike skoler, skal ikke de ha åtte ulike mapper. Der jeg jobber sender vi fra oss hele mappen når noen bytter skolen. Med samtykke fra foreldrene. Dersom de ikke skriver under vil mappen bli værende på skolen som de har gått på.

 

Og forresten så mente jeg ikke at det skal finnes en "kopiert del" og en original del av elevmappen, men at man arkiverer originalmappen hos seg i bortsettingsarkivet, mens man sender en kopi av de relevante opplysningene i elevmappen til ny skole med foreldreansvarliges samtykke. Det kan være det du svarte på, men jeg tolket svaret ditt slik at du misforsto meg.

[Anonym bruker]

Hvis ingen vedkjenner seg ansvaret for mappen må du ta knaket med noen litt lenger opp i systemet.

 

Den skal finnes et sted, men det finnes nok dessverre bar en mappe, og den er original. Det vlir ikke tatt kopier.

[Anonym bruker]

Beklager å måtte kverulere, men jeg har surfet litt rundt på forskjellige kommunale nettsider, og det jeg finner, er stort sett unisont noe i denne retningen:

 

 

"Hvis vi skal oppsummere, har altså kommunen følgende alternativer når det gjelder den fysiske forvaltningen av elevmapper:

• Overføre mappene mellom skoler i organet, forutsatt at man sentralt i administrasjonen og arkivtjenesten har definert dem som organspesifikke, og sørget for at dette er nedfelt i arkivplanen. Ungdomsskolene får da hovedansvaret for å overføre avsluttet elevarkiv til bortsettingsarkiv i rådhuset, hvor fra de senere skal overføres til arkivdepot.
  
• Uansett kan originale elevmapper aldri overføres til skoler i andre organer eller forvaltningsnivå, dvs. andre kommuner eller fylkeskommune. Her skal eleven ha ny mappe. Vi vil her presisere at informasjon, gjerne i form av kopier, kan overføres, men ikke original dokumentasjon. Det må ligge en pedagogisk vurdering til grunn for denne overføringen. Overføres original dokumentasjon, gir en kommune/arkivorgan fra seg arkivmateriale som dokumenterer egen saksbehandling og partsforhold.
  
• Defineres elevmapper som institusjonsspesifikke, dvs. skole tilknyttet, må en elev få ny mappe ved skifte av barneskole eller overgang til ungdomsskole internt i kommunen (organet). Den enkelte skole må da sørge for jevnlig å overføre avsluttede elevmappene til bortsettingsarkiv i rådhuset hvor fra de senere skal overføres til arkivdepot.
  
• Institusjonsspesifikke elevmapper er ikke til hinder for overføring av informasjon. Man må altså sørge for å skile mellom informasjon og dokumentasjon. Det gjør lovverket, f.eks. taushetspliktbestemmelsene i forvaltningsloven. Ved denne løsningen må man sørge for å ha gode rutiner overføring av pedagogisk viktig informasjon i form av kopier ved overgang fra barneskole til ungdomsskole eller skifte mellom barneskoler. Disse rutinene kan også følges ved overgang fra ungdomsskole til videregående skole. I forbindelse med overføring av informasjon, skal foresatte underrettes skriftlig om overføringen av informasjon. De har i denne forbindelse rett til å komme med utfyllende opplysninger som skal oppbevares i elevmappa på den nye skolen. De kan ikke kreve opplysninger slettet.
  
• En vesentlig fordel med institusjonsspesifikke mapper er at de ikke er beheftet med det som vi kan beskrive som ”arvesynden”. En elev har krav på å få en ny sjanse når han/hun kommer i nye omgivelser. Opplysninger i ei elevmappe, som f.eks. er av disiplinær karakter sprunget ut av det sosiale miljøet i barneskolen, skal ikke forfølge eleven ved overgang til ungdomsskolen. Dette er spesielt viktig hvis opplysningene er pedagogisk uvesentlige."
  

http://karmoy.arkivp...view/full/86869

 

Jeg kan bare ikke forstå hvordan forskjellige skoler (også innad samme kommune) kan ha så vidt forskjellig syn på hvilke rutiner man er pålagt å ha.

[Anonym bruker]

dytt

[Anonym bruker]

Hei, jeg ble så nysgjerrig nå. Har googla men ikke funnet svar -

hva er elevmappen ?

[Anonym bruker]

Hei, jeg ble så nysgjerrig nå. Har googla men ikke funnet svar - hva er elevmappen ?

 

Alle elever i grunnskolen skal ha en egen mappe hvor man dokumenterer bla korrespondanse mellom skole, hjem og annet og pedagogiske hjelpetiltak, osv.

 

https://docs.google....IG1iUhjkPeCofqg

[Anonym bruker]

Hvis ingen vedkjenner seg ansvaret for mappen må du ta knaket med noen litt lenger opp i systemet. Den skal finnes et sted, men det finnes nok dessverre bar en mappe, og den er original. Det vlir ikke tatt kopier.

 

Jeg vet ikke om du er lærer, men hvis du er det, kan det være nyttig å vite at jeg nå har tatt kontakt med tre forskjellige kommuner hvorav alle kan bekrefte at det ovennevnte stemmer.

 

En originalutgave av elevmappe skal ALDRI forlate den institusjonen den ble opprettet i med mindre den blir deponert til kommunalarkivet. Man kan i visse tilfeller sende en delvis kopiert utgave.